Organizacja konferencji – porady

Punkty do rozważenia jako lista kontrolna podczas planowania, organizacji konferencji:

Dla sprawnego przebiegu konferencji dokładne planowanie musi być wykonane z dużym wyprzedzeniem. Należy uwzględnić wszystkie ważne aspekty konferencji, dlatego lepiej jest zachować listę kontrolną. Plan zapasowy do obsługi sytuacji awaryjnych jest zawsze obowiązkowy. Planowanie działa lepiej, gdy osoby w komitecie planowania i administracji mają przypisane jasne role i obowiązki.

Po pierwsze, cel konferencji musi być jasno zrozumiany. Należy określić budżet. Podczas gdy niektóre firmy mają wystarczająco duże sale konferencyjne, aby pomieścić to wydarzenie, najczęściej potrzebne jest miejsce zewnętrzne.

 

Zaletą korzystania z sali konferencyjnej w hotelu jest to, że koszty zakwaterowania mogą być oferowane po obniżonej cenie. Trzeba negocjować za najniższą cenę w kilku miejscach spełniających specyfikacje konferencji. Serwis konferencyjne.pl oferuje  funkcje wyszukiwania i rezerwacji wszelkiego rodzaju sal konferencyjnych.

Po ustaleniu daty, czasu i miejsca konferencji, dostępność wszystkich prezenterów, sprzedawców, uczestników i gości specjalnych musi zostać potwierdzona. Formularze rejestracyjne muszą zostać wysłane, a wraz z pojawieniem się odpowiedzi, muszą zostać zarejestrowane, aby uzyskać potwierdzoną liczbę uczestników.

Szukasz pomocy w organizacji konferencji – http://www.organizatorzyimprez.pl/branza,organizacja-konferencji.html – poznaj firmy współpracujące przy organizacji konferencji.

Jest to potrzebne, aby zająć się logistyką konferencji, takimi jak rezerwacje lotów, przejazdów, zakwaterowanie i odbiory samochodów dla ważnych uczestników, takich jak główny mówca i goście specjalni. Opierając się na temacie konferencji, należy zaprojektować zaproszenia, agendy i broszury. Nazwy i logo sponsorów muszą być zawarte w tych ulotkach w celach reklamowych.

Zasady wyboru miejsca na konferencje  są następujące:

  • Czy istnieje łączność Wi-Fi i infrastruktura techniczna w celu obsługi liczby uczestników? Obejmuje to urządzenia audiowizualne, projektory i urządzenia komunikacyjne, takie jak telefony, głośniki i mikrofony.
  • Czy budynek ma klimatyzację lub ogrzewanie, w zależności od klimatu i pory roku?
  • Czy wymagana jest osobna sala konferencyjna? A co z infrastrukturą dla głośników, np. Podestem i stojakiem?
  • Czy miejsce ma zaplecze gastronomiczne? Przekąski i posiłki będą potrzebne, a prywatna jadalnia jest preferowana.
  • Czy istnieje wystarczająca ilość miejsca na parking? Czy na terenie jest bezpieczeństwo?

Przed faktycznym wydarzeniem szczegółowy harmonogram programu musi być gotowy;

Obejmuje to kolejność czynności, listę mówców i przerwy na napoje i posiłki. Wolontariusze muszą być wyznaczeni do pomocy i kierowania uczestnikami podczas konferencji. Harmonogram i inne ważne szczegóły muszą być udostępniane tym wolontariuszom i muszą być wcześniej przeszkoleni w zakresie obsługi zapytań.

Podczas konferencji potrzebnych jest wiele rzeczy, takich jak podstawowe materiały piśmienne, plakietki z potwierdzonymi uczestnikami i miejsca siedzące. Przy głównym wejściu na miejsce należy ustawić tablicę rejestracyjną z książką paragonów do pobierania opłat za uczestnictwo. Należy zapewnić rozwiązania zapewniające wodę, herbatę i kawę przez cały czas trwania konferencji.

Czytaj – Jak wybrać miejsce konferencji, szkolenia

 

Ponieważ każdy z tych punktów jest przygotowywany do konferencji, budżet musi być stale śledzony, a wydatki muszą być odpowiednio zarządzane. Śledzenie planu głównego również musi być wykonywane na bieżąco. W ten sposób konferencja przebiegnie płynnie i będzie wyglądała dobrze zaplanowana dla wszystkich.

Powiązane wpisy:

Możliwość komentowania jest wyłączona.